Dans un projet agile Scrum, il est nécessaire de maintenir et mettre à jour le Product Backlog par le Product Owner tout au long du projet, car il s'agit un artefact Scrum dynamique, émergeant, et vivant, et cela en étroite collaboration avec l'équipe de développement et les parties prenantes (Métiers, Utilisateurs finaux, ...Etc.). Du coup L'affinage du Backlog doit être considérée comme une activité de maintenance, de routine, qui fait partie intégrante du processus Scrum en globalité.
À part les 4 rituels connus et définis dans le cadre de travail agile Scrum (Sprint Planning / Daily Meeting / Sprint Review / Sprint Retrospective) on doit ajouter l'affinage du Product Backlog comme un 5ème rituel primordial dans la vie d'un projet agile, mais les questions qui se posent, c'est à quoi sert exactement ? qui doit participer ? à quelle fréquence on doit l'organiser ? et quand le faire ?
L'affinage du Product Backlog est une activité qui s'effectue sous la responsabilité du Product Owner, c'est un rituel qui peut prendre un plafond maximal de 10% de la taille de Sprint (Selon le besoin), et qui peut être organisé soit avec un rythme régulier (2 heures par exemple chaque Mercredi après-midi), soit à la demande du Product Owner (Selon la convenance de l'équipe), vu qu'il ne cesse de changer en permanence pendant le processus de développement.
L'objectif derrière ce rituel est de bien détailler et préparer les demandes prioritaires en tête du Backlog pour les rendre prêtes, comme ça on peut les embarquer automatiquement dans le prochain ou les prochains Sprints. Plusieurs actions et activités peuvent être réalisées durant ce rituel, en occurrence :
Re-prioriser les éléments du Product Backlog (Si nécessaire).
Ajouter des détails aux éléments du tête du Product Backlog (Les items les plus prioritaires).
Ajouter des nouveaux éléments au Product Backlog.
Découper les Epics et les demandes de grandes tailles en des User Stories.
Estimer les User Stories prioritaires dans le Product Backlog par l'équipe de développement.
Définir les sous-Tâches techniques des User Stories Prioritaires par l'équipe de développement.
Nettoyer le Product Backlog en éliminant les éléments qui ne sont plus d'actualité.
Gérer la notion des dépendances entre demandes et la faisabilité technique.
Préparer les critères d'acceptation pour les éventuels prochaines demandes et éléments à réaliser dans le ou les prochains sprints.
À par l'équipe de développement et le Product Owner, Il est souhaitable et recommandé d'inviter à chaque fois au moins un membre de l'équipe métier à ce rituel qui peut s'organiser plusieurs fois durant un Sprint (Selon le besoin), comme a on peut assurer un feedback rapide par rapport à des règles de gestion ou questions posés par l'équipe de développement dont le Product Owner n'a pas immédiatement la réponse.
Conclusion :
L'affinage du Product Backlog doit rester parmi les priorités d'une équipe Scrum permettant toujours d'avoir un Backlog propre, unique, bien organisé et priorisé, et cela tout au long du projet.
Un bon affinage nécessite la présence et l'implication de tous les acteurs concernés afin d'avoir un travail de qualité et une vision partagée. Malheureusement plusieurs équipes ignore ce rituel soit suite à une volonté de la part de l'équipe, soit à cause d'une limitation budgétaire ou décision managériale (disponibilité, temps).
Si l'équipe Scrum maintient ce rituel et l'organise comme qu'il faut, alors la séance de Sprint Planning peut passer rapidement car la majorité du travail a été faite déjà dans l'affinage.
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